Gestión del Conocimiento (en un Colegio)

La Gestión del Conocimiento, la forma en que se transita de los datos a la información y de esta al conocimiento, es una constante en tiempos en que el Big Data se hace omnipresente. En esta ocasión se trata de aplicarlo a un Colegio, de hacer realidad un concepto muy manido aunque no del todo utilizado cual es el de Gestión del Conocimiento. En ocasiones no sabemos muy bien cómo transformar los Datos en Información y, posteriormente, en Conocimiento. Eso es el Conocimiento: La transformación de Datos, tomados de campo o de bibliografía disponible, en Información mediante el análisis de los mismos, correlaciones, establecimiento de relaciones causa-efecto o simplemente tendencias, etc. Una vez analizados y transformados en Información, válida para la toma de decisiones, pasa a formar parte del Conocimiento mediante su estandarización. Gestionar todo este proceso es lo que denominamos Gestión del Conocimiento. En los Colegios se tiene asumido, por ejemplo, la toma de los Datos relacionados con los resultados académicos (lo que denominamos “calificaciones”). La Información derivada sería: -          El análisis de las mismas: ver tendencias generales del alumno, aula, del colegio, por etapas, etc. (segmentación); -          Otra forma sería el hacer comparativos con cursos anteriores o la evolución por años, entre aulas, entre colegios (comparativos). En este punto ya se observan diferencias entre colegios ya que los hay que no hacen uso de la segmentación, tendencias o comparativas. Tampoco es habitual encontrar comparaciones de cada dato con un objetivo prefijado. Las bases de un sistema más completo de Gestión del Conocimiento en un Colegio serían: Primero: Disponer de un Mapa de Procesos completo para disponer del máximo de actividades inmersas en los mismos. Cada proceso deriva en una ficha de proceso en la que se indica la actividad concreta y su procedimiento, responsable, entrada y salida e indicadores asociados. Segundo: Definir un Plan Estratégico del que se derivan, por ejemplo, cinco líneas o planes concretos de actuación, cada uno de los cuales se puede desplegar en actividades con calendario, responsable, recursos necesarios e indicador de seguimiento. Tercero: Cada Plan de los anteriores se relacionará con los procesos que le afecten. De esta forma ya se dispone de un primer cruce de indicadores (los del proceso y los de seguimiento del plan). Cuarto: Todas las actividades relacionadas con los procesos y actividades del Plan Estratégico quedan archivadas (ficheros) en carpetas enlazadas con la ficha del Plan correspondiente. Lo mismo con los Indicadores relacionados. Quinto: De forma periódica se repasan las fichas de los diferentes planes, los indicadores asociados y se verifica el grado de avance y resultados relacionados. Anualmente se puede efectuar el análisis de profundidad. Sexto: A la vista de los resultados y el análisis se decidirá mantener los planes, modificarlos o cambiarlos. La finalización de cada Plan implica disponer automáticamente de todo el historial y sus indicadores, evolución, segmentación y comparativos. El Colegio, de esta forma, dispone de un sistema de Gestión del Conocimiento casi sin haberse dado cuenta. Dispone de un sistema para transformar los datos en información y ésta en conocimiento. El paso para aplicarlo a los datos más allá de los planes ya está en marcha. En los Colegios ¿es fácil incorporar la Gestión del Conocimiento?”